アクセス多い / 予約少ない
HPは見られているが、予約に進めていない可能性があります。
- 料金、治療期間、初診相談の不安が残っていないか確認します。
- 予約ボタンがスマホで見つけやすいか確認します。
- 矯正・インプラントなど、目的別ページから予約までの導線を確認します。
想定される対策
- ファーストビューに予約ボタンを増やす。
- よくある不安をページ上部に置く。
- 予約フォームの入力項目を減らせないか確認する。
操作は「見る」「更新を待つ」「異常時だけ確認する」の3段階です。
毎日すべてを分析する必要はありません。普段は速報値を眺め、月1回だけ前月の結果を振り返ります。
数字を消したり、列名を変更したりしないでください。Looker Studioとの接続が外れる原因になります。
Looker Studioを開く
朝または週初めにレポートを開きます。表示される表で、今月の行を見ます。
今月の「予約完了数」と「電話タップ数」を見る
予約完了は、予約完了ボタンを押した人です。実際に通院する人は目安として約2割と考えます。
GA4セッション数と比べる
アクセスがあるのに予約完了が少ない場合は、HPの導線、予約ページ、電話導線に改善余地があります。
毎月2日以降に前月分を確認する
GA4の前月データは自動で更新されます。月初すぐはデータ反映が遅れることがあるため、2日以降に見ます。
Chatwork月次新患報告の数字を見る
新患総数、HP経由、矯正、インプラントをMonthly_Dataに反映します。患者名などの個人情報は入れません。
前月と今月、または前々月と比べる
単月だけで良し悪しを決めず、少なくとも2か月以上の流れで見ます。増えた理由、減った理由をメモします。
スプレッドシートのSource_Logを見る
Source_LogにERRORがあれば、どの処理で止まったかが分かります。トークンや個人情報は表示されない設計です。
Monthly_Dataの行が増えているか見る
Lookerに出ない時でも、Monthly_Dataに数字が入っていればデータ自体は保存されています。
実装者に伝える時は「Source_Logの行番号」と「起きた日時」を伝える
「何か変」よりも、「Source_Logの何行目にERROR」「5月分だけ0」まで伝えると、復旧が早くなります。
数字は「集客」「行動」「実新患」の3つに分けて見ます。
すべての数字を同時に追うと混乱します。まずは、HPに来た人、予約・電話した人、実際の新患数の順で見ます。
重要なのは、数字の大小ではなく「どこで落ちているか」です。
HPを見に来た量
GA4
セッション数、ユーザー数、自然検索セッション数、広告セッション数を見ます。
行動した量
CV
予約完了数、電話タップ数を見ます。実来院とは別の数字です。
医院の実績
新患
Chatwork月次報告から、新患総数、HP経由、矯正、インプラントを見ます。
費用対効果
CPA
広告費が入ると、1件の予約やHP経由新患にかかった費用を見られます。
| 項目 | 初心者向けの意味 | 増えた時の見方 | 減った時の見方 |
|---|---|---|---|
| GA4セッション数 | HPを見に来た回数です。同じ人が複数回来ると複数回になります。 | 露出や検索流入が増えている可能性があります。 | SEO、広告、サイト表示、計測タグの問題を確認します。 |
| 予約完了数 | 予約完了ボタンを押した人数に近い数字です。実来院ではありません。 | 予約導線が機能している可能性があります。実来院は約2割目安で見ます。 | 予約フォーム、CTA、料金・診療内容の見せ方を確認します。 |
| 電話タップ数 | スマホなどで電話ボタンを押した回数です。 | 電話相談ニーズが高い状態です。受付体制や折返しを確認します。 | 電話ボタンの位置、診療時間表示、電話リンクの不具合を確認します。 |
| 自然検索セッション数 | Google検索など、広告以外から来たアクセスです。 | SEOや地域名検索で見つかりやすくなっている可能性があります。 | 検索順位、Googleビジネスプロフィール、ページ内容の鮮度を見ます。 |
| 広告セッション数 | 広告経由でHPに来たアクセスです。 | 広告配信が増えています。予約完了も増えているか確認します。 | 広告停止、予算不足、配信設定、審査落ちを確認します。 |
| HP経由新患数 | 実際の新患のうち、HPがきっかけだった人数です。 | 集患として最も分かりやすい成果です。何が効いたかメモします。 | HP導線、広告、検索流入、受付時の聞き取り方法を確認します。 |
数字が動いた時は、次のように判断します。
ダッシュボードの目的は「眺めること」ではなく、次の一手を決めることです。下の例は、院長・事務長が月次会議で使える判断パターンです。
1つの数字だけで決めず、アクセス、予約、電話、実新患をつなげて見ます。
予約完了が増えた
予約見込みは増えています。ただし実来院とは別です。
- 予約完了数の約2割を実来院の目安として見ます。
- 予約後キャンセル、無断キャンセル、来院率も別途確認します。
想定される対策
- 予約後のリマインドを強化する。
- 初診前の不安を減らす案内を送る。
- 通院につながった予約経路をメモする。
電話タップが多い
電話で確認したい人が多い状態です。
- 受付で電話を取り切れているか確認します。
- 電話内容が「料金」「予約」「場所」「治療内容」のどれかを記録します。
想定される対策
- よくある質問をHPに追加する。
- 電話が集中する時間帯の受付体制を見直す。
- 電話から予約への誘導トークを統一する。
広告流入が増えた / 新患が増えない
広告費が使われているが、成果に変わっていない可能性があります。
- 広告セッション数だけでなく、予約完了数とHP経由新患数を一緒に見ます。
- クリックは多いが予約が少ない場合、広告文とページ内容がずれている可能性があります。
想定される対策
- 広告キーワードを見直す。
- 広告先ページを矯正・インプラントなど目的別に分ける。
- 広告費とCPAを入力し、採算を判断する。
自然検索が下がった
検索から見つけてもらう力が落ちている可能性があります。
- 前月比で20%以上下がったら、要確認です。
- 今月途中の数字は月末まで待たないと単純比較できません。
想定される対策
- Googleビジネスプロフィールの更新を確認する。
- 矯正・インプラントの主要ページを更新する。
- 地域名や診療名で検索順位を確認する。
Source_LogにERROR
データ取得や外部API連携が止まった可能性があります。
- ERRORの行を見て、sourceがGA4かChatworkかを確認します。
- Chatworkの401は、トークン・ルームID・閲覧権限の問題が多いです。
想定される対策
- 実装者へSource_Logの行番号と日時を伝える。
- APIトークンを再発行した場合はScript Propertiesに入れる。
- 患者名や個人情報をエラー報告に含めない。
月次会議では、この順番で30分だけ見ます。
会議の目的は、細かい分析ではなく「来月やることを1つから3つ決めること」です。
毎月2日以降、前月分が入ってから見るのがおすすめです。
前月の全体感を見る
新患総数、HP経由新患数、予約完了数、電話タップ数、GA4セッション数を見ます。増減だけを確認します。
どこで落ちているかを見る
アクセスはあるか、予約はあるか、実新患につながっているかを順番に見ます。
原因の仮説を1つから3つ出す
例: 予約フォームが分かりにくい、広告の流入先が合っていない、電話対応時間に取りこぼしがある、など。
来月の行動を決める
「誰が」「いつまでに」「何をするか」を決めます。大きな施策より、小さく確実に実行できる施策を優先します。
会議で決めること
HP改善
予約ボタン、電話ボタン、よくある質問、診療別ページ、症例・説明文を改善します。
会議で決めること
広告改善
広告費、クリック、広告CV、予約完了、HP経由新患を見て、広告の継続・調整を決めます。
会議で決めること
受付改善
電話から予約につながっているか、予約後の来院率を上げる案内ができているかを確認します。
運用ルールは、触ってよい場所と触らない場所を分けます。
この仕組みは自動で動く部分があるため、列名やシート名を変えると壊れます。院内運用では安全な範囲だけ触るようにします。
APIトークンはコード、Chatwork本文、メモ欄、メール本文に貼らないでください。
触ってよい場所
- Looker Studioの表示、期間確認、表の閲覧
- Monthly_Dataのメモ欄
- Monthly_DataのGoogle広告費、クリック数、広告CV数
- Chatworkの月次新患報告。ただし個人名は入れない
- Source_Logの確認
触らない方がよい場所
- シート名、列名、1行目の見出し
- Apps Scriptのコード
- Script Propertiesのトークン類
- GA4イベント名設定。ただし実装者と確認して変更する場合は可
- Looker Studioのデータソース設定
個人情報は扱わない
この仕組みは患者名、電話番号、メールアドレスを集計しない前提です。Chatwork報告も月次集計だけにします。
0件はエラーではない
イベントや期間によっては0件になります。Source_LogにERRORがなければ正常な0件の可能性があります。
今月途中は速報値
月の途中の数字は、前月1か月分と単純比較しません。月末時点の着地見込みとして見ます。