院長・事務長向け 初心者ガイド

集患ダッシュボードは、医院の「集患の健康診断表」です。

この資料は、Google AnalyticsやLooker Studioに慣れていない方が、毎月どこを見て、何を判断し、どんな対策を考えればよいかを理解するための説明書です。難しい分析用語よりも、医院運営で使える見方を優先しています。

何が分かるか HP、予約、電話、Chatwork月次報告を月別に並べ、集患の状態を見ます。
どう触るか 基本はLooker Studioを見るだけ。詳しく確認したい時だけスプレッドシートを開きます。
何を判断するか 数字の増減から「HP導線」「広告」「電話対応」「イベント計測」の改善候補を決めます。
AI診断も見る 毎日の数値をもとに、良い点・悪い点・来月やることを文章で確認します。

ダッシュボードを開いたら、まずこの早見ガイドだけ見れば大丈夫です。

Looker Studio本体には細かい説明を置きすぎると画面が読みにくくなります。そこで、ダッシュボード上では短い見出し、解説ページでは詳しい説明、という役割分担にしています。

各カード右上の「?」を押すと、院内での見方を短く確認できます。スマホでもタップで開けます。

Looker Studioの上から下へ、この順番で見ます。

結論から見る、原因を探す、行動を決める、の順番です。全部の数字を同時に読もうとしなくて大丈夫です。

本体を開く
今月予約CTAクリック数
?
本サイトのWEB予約、矯正相談、インプラント相談などを押した数です。実来院ではなく、予約行動の手前の数字です。

最重要KPI。今月のHP改善や広告改善が、予約行動に変わったかを見ます。

直近3か月新患推移
?
確定済みの直近3か月の新患数を見ます。単月だけだとブレるので、最近の流れが上向きか下向きかを判断します。

総新患数の累計より大事な見方です。今の施策が効いている方向かを見ます。

電話タップ数
?
スマホで電話ボタンを押した数です。電話予約や問い合わせ意欲の強さを見ます。受付で取り切れているかも一緒に確認します。

電話派の患者さんの動き。受付体制やFAQ改善のヒントです。

今月HP経由新患数
?
実際に来院した新患のうち、HPがきっかけだった人数です。Chatwork月次報告から反映する実績数字です。

予約CTAが実新患に変わったかを見る数字です。今月速報では未入力のことがあります。

新患総数
?
医院全体の新患数です。HP以外の紹介や通りがかりも含みます。経営結果として大事ですが、HP改善の主役KPIではありません。

月末・月次会議で結果確認に使います。毎日のPDCAは予約CTAを主役にします。

表の下に出る「1 - 17 / 17」と「< >」について: 全17か月分のデータのうち、今は1件目から17件目まで全部表示している、という意味です。`<` と `>` は前後ページボタンですが、今は全件表示なので押さなくて大丈夫です。

Looker Studioは、この順番で見ると迷いません。

画面に数字がたくさん出ても、全部を同時に読む必要はありません。まず「今月の予約CTAが増えているか」、次に「直近3か月の新患が上向きか」、最後に「原因がアクセス・導線・受付のどこにあるか」を見ます。

最初の3分は、今月予約CTAクリック数、今月電話タップ数、今月HP経由新患数、直近3か月新患推移だけで十分です。総新患数は「結果確認」、予約CTAは「改善行動の主役」です。
1 今月、予約行動が起きているか 今月予約CTAクリック数と今月電話タップ数を見る。ここがPDCAの主役です。
2 直近3か月で上向きか 単月だけで一喜一憂せず、確定済み直近3か月の新患数と予約CTAの流れを見る。
3 HP経由新患に変わったか HP経由新患数と新患総数を見る。予約CTAクリックの約2割が来院目安です。
4 費用が見合うか Google広告費、クリック数、CPAを見る。広告追加後に判断します。
Looker Studioの読み方イメージ 実データは画面上部のカードで確認
今月 予約CTAクリック数
直近3か月 新患推移
今月 電話タップ数
1月
2月
3月
4月
5月
6月

棒の高さを見るだけで、月別に増えた月・落ちた月が分かる状態を目指します。表示例のため、最終確認はLooker Studio本体の対象期間を見て判断します。

HPアクセス
入口。SEO・広告・紹介で増減します。
予約・電話
不安が解消されると増えます。
来院新患
受付・リマインド・来院率で変わります。
改善メモ
次月の施策を1から3個だけ決めます。
アクセスは多い、CTAが少ない HPは見られています。各診療ページの予約ボタン、料金・不安解消、フォームの分かりやすさを改善します。
予約は多い、実新患が少ない 予約後の来院率が課題です。リマインド、初診前案内、キャンセル対策を見ます。
電話タップが多い 電話相談ニーズが高い状態です。受付で取り切れているか、FAQで不安を減らせるかを確認します。
広告流入が多い、成果が少ない 広告文とLPがずれている可能性があります。診療別ページ、キーワード、CPAを見直します。

まず見る場所は2つだけです。

普段はLooker Studioで全体を見ます。数字の元を確認したい時だけGoogleスプレッドシートを見ます。Apps Scriptは基本的に管理者・実装者が触る場所です。

迷ったら、まずLooker Studioを開いて「対象月」と「予約CTAクリック数」を見ます。
Looker Studioレポート 院長・事務長が普段見る画面。月別の集患状況を確認します。
開く
Googleスプレッドシート 元データの保管場所。Monthly_Data、Source_Log、Configを確認します。
開く
AI集患診断 毎日更新される想定の解説ページ。現状分析、確認点、改善策を初心者向けに読みます。
開く
GA4 HPのアクセス・予約CTA・電話タップ Chatwork 月次新患報告だけを取り込み Googleスプレッドシート Monthly_Dataに月別で蓄積 Source_Logに実行結果を記録 Looker Studio 院長・事務長が見る画面 月次会議の判断材料

操作は「見る」「更新を待つ」「異常時だけ確認する」の3段階です。

毎日すべてを分析する必要はありません。普段は速報値を眺め、月1回だけ前月の結果を振り返ります。

数字を消したり、列名を変更したりしないでください。Looker Studioとの接続が外れる原因になります。
Looker Studioを開く

朝または週初めにレポートを開きます。表示される表で、今月の行を見ます。

今月の「予約CTAクリック数」と「電話タップ数」を見る

予約CTAクリックは、本サイトのWEB予約・相談フォームへ進んだ人です。実際に通院する人は目安として約2割と考えます。

GA4セッション数と比べる

アクセスがあるのに予約CTAクリックが少ない場合は、HPの導線、予約ページ、電話導線に改善余地があります。

集計状態とデータ品質メモを見る

「今月速報」は月途中の数字です。「新患未入力」「広告費未入力」が出ている月は、良し悪しを決める前に元データの入力状況を確認します。

毎月2日以降に前月分を確認する

GA4の前月データは自動で更新されます。月初すぐはデータ反映が遅れることがあるため、2日以降に見ます。

Chatwork月次新患報告の数字を見る

新患総数、HP経由、矯正、インプラントをMonthly_Dataに反映します。患者名などの個人情報は入れません。

前月と今月、または前々月と比べる

単月だけで良し悪しを決めず、少なくとも2か月以上の流れで見ます。増えた理由、減った理由をメモします。

スプレッドシートのSource_Logを見る

Source_LogにERRORがあれば、どの処理で止まったかが分かります。トークンや個人情報は表示されない設計です。

Monthly_Dataの行が増えているか見る

Lookerに出ない時でも、Monthly_Dataに数字が入っていればデータ自体は保存されています。

実装者に伝える時は「Source_Logの行番号」と「起きた日時」を伝える

「何か変」よりも、「Source_Logの何行目にERROR」「5月分だけ0」まで伝えると、復旧が早くなります。

数字は「集客」「行動」「実新患」の3つに分けて見ます。

すべての数字を同時に追うと混乱します。まずは、HPに来た人、予約・電話した人、実際の新患数の順で見ます。

重要なのは、数字の大小ではなく「どこで落ちているか」です。
最重要KPI

予約CTAクリック

本サイトのWEB予約、矯正相談フォーム、インプラント無料相談フォームのクリックを最大化する前提でPDCAを回します。

反映済み

過去新患数

2025年4月から10月、2026年1月から4月の新患総数、WEB/HP経由、矯正、インプラントをMonthly_Dataへ反映しています。

広告費

現在の予算前提

2026年3月までは月10万円、2026年4月からは月20万円です。内訳は一般10万円、インプラント3万円、矯正7万円です。

注意

記載なしは断定しません

2026年4月のインプラント数は記載なしです。合計では「1名以上」として扱い、分からない数字を勝手に作らない運用にします。

品質

速報と未入力を分ける

集計状態、データ品質メモ、新患データ状態で、月途中の数字と未入力の数字を見分けます。

予約CTAとして見るもの

  • 全ページ共通のWEB予約ボタン: plus.dentamap.jp へのクリック
  • 矯正・マウスピース矯正ページの矯正専門相談フォーム: ortho-contact へのクリック
  • インプラントページの無料相談フォーム: tayori.com/form へのクリック
  • 電話タップは予約CTAとは分けて、補助指標として見ます。
KPI 計算の意味 見る理由
予約CTA率 予約CTAクリック数 ÷ GA4セッション数 HPに来た人が予約行動まで進めているかを見ます。
HP新患化率 HP経由新患数 ÷ 予約CTAクリック数 クリック後に実際の新患へつながっているかを見ます。
来院見込み数 予約CTAクリック数 × 0.2 予約CTAから通院する人数の粗い目安として見ます。
HP貢献率 HP経由新患数 ÷ 新患総数 医院全体の新患にHPがどれだけ効いているかを見ます。
データ品質メモ 速報、未入力、広告費予算値などの注意書き 数字を見間違えて、間違った判断をしないために見ます。
HPを見に来た量 GA4

セッション数、ユーザー数、自然検索セッション数、広告セッション数を見ます。

行動した量 CV

予約CTAクリック数、電話タップ数を見ます。実来院とは別の数字です。

医院の実績 新患

Chatwork月次報告から、新患総数、HP経由、矯正、インプラントを見ます。

費用対効果 CPA

広告費が入ると、1件の予約やHP経由新患にかかった費用を見られます。

項目 初心者向けの意味 増えた時の見方 減った時の見方
GA4セッション数 HPを見に来た回数です。同じ人が複数回来ると複数回になります。 露出や検索流入が増えている可能性があります。 SEO、広告、サイト表示、計測タグの問題を確認します。
予約CTAクリック数 本サイトのWEB予約・相談フォームを押した人数に近い数字です。実来院ではありません。 予約導線が機能している可能性があります。実来院は約2割目安で見ます。 予約フォーム、CTA、料金・診療内容の見せ方を確認します。
電話タップ数 スマホなどで電話ボタンを押した回数です。 電話相談ニーズが高い状態です。受付体制や折返しを確認します。 電話ボタンの位置、診療時間表示、電話リンクの不具合を確認します。
自然検索セッション数 Google検索など、広告以外から来たアクセスです。 SEOや地域名検索で見つかりやすくなっている可能性があります。 検索順位、Googleビジネスプロフィール、ページ内容の鮮度を見ます。
広告セッション数 広告経由でHPに来たアクセスです。 広告配信が増えています。予約CTAクリックも増えているか確認します。 広告停止、予算不足、配信設定、審査落ちを確認します。
HP経由新患数 実際の新患のうち、HPがきっかけだった人数です。 集患として最も分かりやすい成果です。何が効いたかメモします。 HP導線、広告、検索流入、受付時の聞き取り方法を確認します。
小さい画面では表を横にスライドして確認できます。

数字が動いた時は、次のように判断します。

ダッシュボードの目的は「眺めること」ではなく、次の一手を決めることです。下の例は、院長・事務長が月次会議で使える判断パターンです。

1つの数字だけで決めず、アクセス、予約、電話、実新患をつなげて見ます。
アクセス多い / 予約少ない

HPは見られているが、予約に進めていない可能性があります。

  • 料金、治療期間、初診相談の不安が残っていないか確認します。
  • 予約ボタンがスマホで見つけやすいか確認します。
  • 矯正・インプラントなど、目的別ページから予約までの導線を確認します。

想定される対策

  • ファーストビューに予約ボタンを増やす。
  • よくある不安をページ上部に置く。
  • 予約フォームの入力項目を減らせないか確認する。
予約CTA率が下がった

アクセスの質か、予約導線のどちらかが弱くなっています。

  • 同じアクセス数でも予約CTA率が下がる月は、HP内の不安解消やボタン配置を確認します。
  • 広告流入だけ増えて率が下がる場合は、広告文と着地ページのズレを疑います。

想定される対策

  • 診療別ページの上部に予約ボタンと相談メリットを置く。
  • 矯正、インプラント、一般で広告先ページを分ける。
  • GA4_CTAで、どのページのCTAが押されているか確認する。
予約CTAクリックが増えた

予約見込みは増えています。ただし実来院とは別です。

  • 予約CTAクリック数の約2割を実来院の目安として見ます。
  • 予約後キャンセル、無断キャンセル、来院率も別途確認します。

想定される対策

  • 予約後のリマインドを強化する。
  • 初診前の不安を減らす案内を送る。
  • 通院につながった予約経路をメモする。
データ品質メモに注意が出た

判断より先に、数字の状態を確認します。

  • 「今月速報」は月途中のため、前月確定値と単純比較しません。
  • 「新患未入力」「一部未入力」は、Chatwork月次報告か手入力の反映状況を確認します。
  • 「広告費は予算値」は、実績費用が分かり次第、Google広告費を更新します。

想定される対策

  • Monthly_Dataで対象月の行を確認する。
  • 必要なら「KPI/品質列を再計算」を実行する。
  • Looker Studioのデータソースを更新して、列の型を再確認する。
電話タップが多い

電話で確認したい人が多い状態です。

  • 受付で電話を取り切れているか確認します。
  • 電話内容が「料金」「予約」「場所」「治療内容」のどれかを記録します。

想定される対策

  • よくある質問をHPに追加する。
  • 電話が集中する時間帯の受付体制を見直す。
  • 電話から予約への誘導トークを統一する。
広告流入が増えた / 新患が増えない

広告費が使われているが、成果に変わっていない可能性があります。

  • 広告セッション数だけでなく、予約CTAクリック数とHP経由新患数を一緒に見ます。
  • クリックは多いが予約が少ない場合、広告文とページ内容がずれている可能性があります。

想定される対策

  • 広告キーワードを見直す。
  • 広告先ページを矯正・インプラントなど目的別に分ける。
  • 広告費とCPAを入力し、採算を判断する。
自然検索が下がった

検索から見つけてもらう力が落ちている可能性があります。

  • 前月比で20%以上下がったら、要確認です。
  • 今月途中の数字は月末まで待たないと単純比較できません。

想定される対策

  • Googleビジネスプロフィールの更新を確認する。
  • 矯正・インプラントの主要ページを更新する。
  • 地域名や診療名で検索順位を確認する。
Source_LogにERROR

データ取得や外部API連携が止まった可能性があります。

  • ERRORの行を見て、sourceがGA4かChatworkかを確認します。
  • Chatworkの401は、トークン・ルームID・閲覧権限の問題が多いです。

想定される対策

  • 実装者へSource_Logの行番号と日時を伝える。
  • APIトークンを再発行した場合はScript Propertiesに入れる。
  • 患者名や個人情報をエラー報告に含めない。

月次会議では、この順番で30分だけ見ます。

会議の目的は、細かい分析ではなく「来月やることを1つから3つ決めること」です。

毎月2日以降、前月分が入ってから見るのがおすすめです。

前月の全体感を見る

新患総数、HP経由新患数、予約CTAクリック数、電話タップ数、GA4セッション数を見ます。増減だけを確認します。

どこで落ちているかを見る

アクセスはあるか、予約はあるか、実新患につながっているかを順番に見ます。

原因の仮説を1つから3つ出す

例: 予約フォームが分かりにくい、広告の流入先が合っていない、電話対応時間に取りこぼしがある、など。

来月の行動を決める

「誰が」「いつまでに」「何をするか」を決めます。大きな施策より、小さく確実に実行できる施策を優先します。

会議で決めること

HP改善

予約ボタン、電話ボタン、よくある質問、診療別ページ、症例・説明文を改善します。

会議で決めること

広告改善

広告費、クリック、広告CV、予約CTAクリック、HP経由新患を見て、広告の継続・調整を決めます。

会議で決めること

受付改善

電話から予約につながっているか、予約後の来院率を上げる案内ができているかを確認します。

運用ルールは、触ってよい場所と触らない場所を分けます。

この仕組みは自動で動く部分があるため、列名やシート名を変えると壊れます。院内運用では安全な範囲だけ触るようにします。

APIトークンはコード、Chatwork本文、メモ欄、メール本文に貼らないでください。

触ってよい場所

  • Looker Studioの表示、期間確認、表の閲覧
  • Monthly_Dataのメモ欄
  • Monthly_DataのGoogle広告費、クリック数、広告CV数
  • Chatworkの月次新患報告。ただし個人名は入れない
  • Source_Logの確認

触らない方がよい場所

  • シート名、列名、1行目の見出し
  • Apps Scriptのコード
  • Script Propertiesのトークン類
  • GA4イベント名設定。ただし実装者と確認して変更する場合は可
  • Looker Studioのデータソース設定

個人情報は扱わない

この仕組みは患者名、電話番号、メールアドレスを集計しない前提です。Chatwork報告も月次集計だけにします。

0件はエラーではない

イベントや期間によっては0件になります。Source_LogにERRORがなければ正常な0件の可能性があります。

今月途中は速報値

月の途中の数字は、前月1か月分と単純比較しません。月末時点の着地見込みとして見ます。